Quản lý kho theo lô và truy xuất nguồn gốc trong nhà máy sản xuất

Khi một khách hàng báo hàng lỗi, câu hỏi đầu tiên là: còn những lô nào bị ảnh hưởng. Nhà máy trả lời được trong vài phút hay vài ngày phụ thuộc vào việc kho có được quản lý theo lô và có gắn với sản xuất hay không.

Quản lý kho theo lô là gì

Thay vì chỉ biết mã hàng A còn 500 kg, hệ thống biết 500 kg đó gồm những lô nào, nhập ngày nào, từ nhà cung cấp nào, đã kiểm tra ra sao và đang nằm ở vị trí nào.

Mỗi lô thường có:

• Mã lô và mã hàng.
• Nhà cung cấp hoặc lệnh sản xuất đã tạo ra lô.
• Ngày nhập, hạn sử dụng nếu có.
• Kết quả kiểm tra chất lượng.
• Vị trí trong kho.

Vì sao cần truy xuất nguồn gốc

• Khoanh vùng khi có lỗi, tránh thu hồi tràn lan.
• Tìm đúng nguyên nhân: do nguyên liệu, do máy hay do thao tác.
• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, nhất là hàng xuất khẩu.
• Đánh giá nhà cung cấp dựa trên dữ liệu thật.

Truy xuất ngược và truy xuất xuôi

Truy xuất ngược

Từ một thành phẩm lỗi, đi ngược về lệnh sản xuất, máy, ca, người vận hành và các lô nguyên liệu đã dùng.

Truy xuất xuôi

Từ một lô nguyên liệu nghi ngờ, tìm ra mọi lệnh sản xuất đã dùng lô đó và mọi thành phẩm, đơn hàng liên quan.

Một hệ thống truy xuất tốt làm được cả hai chiều.

Ba mắt xích không được đứt

1. Nhập kho có lô. Nguyên liệu vào kho được gán mã lô ngay khi nhập.
2. Xuất kho theo lệnh. Mỗi phiếu xuất ghi rõ lô nào xuất cho lệnh sản xuất nào.
3. Thành phẩm gắn lệnh. Thành phẩm nhập kho mang mã lô gắn với lệnh đã làm ra nó.

Chỉ cần một mắt xích bị bỏ qua, ví dụ xuất vật tư không ghi lô, chuỗi truy xuất sẽ đứt ở đó.

Những khó khăn thực tế

• Lô bị trộn khi dồn nguyên liệu vào chung thùng chứa.
• Xuất lẻ, trả lại không được ghi nhận.
• Bán thành phẩm không có mã lô riêng.
• Tem nhãn mờ, rách, hoặc ghi tay.

Cách xử lý thường là in tem mã vạch cho từng lô, quét khi nhập và xuất, và quy định rõ cách xử lý phần nguyên liệu dư trả về kho.

Nguyên tắc xuất kho

Tùy ngành, nhà máy áp dụng nhập trước xuất trước hoặc hết hạn trước xuất trước. Khi kho được quản lý theo lô, hệ thống có thể gợi ý đúng lô cần xuất thay vì để thủ kho tự chọn.

Bắt đầu từ đâu

1. Chuẩn hóa danh mục vật tư và quy tắc đặt mã lô.
2. Gắn mã lô ngay tại khâu nhập kho.
3. Bắt buộc xuất kho theo lệnh sản xuất.
4. Mở rộng sang bán thành phẩm và thành phẩm.

Việc xuất kho theo lệnh cũng là nền để quản lý định mức BOM và tính giá thành chính xác.